Vyúčtování v Repilotu: Fáze 1 – Testování

Vyúčtování služeb je bez nadsázky nejkomplexnější a nejsložitější část celé správy nemovitostí. Sbíhá se v něm všechno – faktury, zálohy, střídání nájemníků, přelomy období, různé způsoby výpočtu u každé komodity. Proto nad ním dnes nejspíš trávíte hodiny a u většího portfolia klidně i týdny.

Chceme, abyste to celé zvládli za pár minut. Skutečně automatizovaný proces, ne jen o něco chytřejší tabulka. Funkci Vyúčtování budeme vydávat postupně, po jednotlivých fázích. Po úspěšném testování budeme navazovat fází další.

Dnes nás společně čeká fáze první. Máme velkou radost, protože je to obrovský krok dopředu.

Co vyúčtování v Repilotu řeší

Repilot se zatím soustředí především na vztah mezi pronajímatelem a nájemcem a stejně tak je tomu i u vyúčtování. Neřešíme dálkové odečty ani technické rozúčtování měřidel. Řešíme to, co po svém nájemníkovi nakonec skutečně chcete: kolik vám má zaplatit, z čeho se to skládá a jak to vypadá oproti zálohám, které jste mu předepsali.

První fáze: jedna jednotka, více scénářů

V této fázi se nejedná o rozpočítávání energií v rámci celého bytového domu.

První fáze je připravená na nejzákladnější proces: jednu bytovou jednotku a zvládá všechny běžné situace, které v ní za rok nastanou:

• nájemník u vás bydlel celý rok,
• během roku se vystřídalo více nájemníků,
• vyúčtování zasahuje do přelomu roku.

Beta verze je spuštěná – co v ní najdete

Právě jsme zpřístupnili testovací verzi této první fáze. Celý postup vypadá takto:

1. Načtení podkladů. Nahrajete vyúčtování od dodavatelů či SVJ a aplikace z něj vyčte pomocí umělé inteligence potřebné údaje za vás. Budeme na funkcích umělé inteligence stále pracovat, proto doporučujeme kontrolu.
2. Úprava nákladů. Na kliknutí odeberete položky, které přeúčtovat nechcete, ručně přidáte další, nebo si přenesete položky z pravidelných nákladů od nemovitosti, které už v aplikaci máte.
3. Způsob výpočtu u každé komodity zvlášť. Vyberete si na jedno kliknutí, zda se má počítat podle skutečné spotřeby stavu měřidel, počtu osob, dnů či měsíců, podle tepelné klimatické náročnosti jednotlivých měsíců, nebo ručně.
4. Rekapitulace a stav účtu. Jakmile rekapitulaci odsouhlasíte, ihned vidíte, jak na tom váš nájemník je oproti předepsaným zálohám. Systém podle vašeho zadání vytvoří předpis vyúčtování v kartě nájemníka.
5. Report pro nájemníka. Na závěr vyjede graficky přehledný report se všemi náležitostmi k platbě, rozpisem spotřeby a grafem spotřeby napříč komoditami. Stáhnete si ho a odešlete svému nájemci.

Report je záměrně univerzální a obsahuje čistě data z aplikace o samotném výpočtu. Dokument vyúčtování zatím není editovatelný. Vlastní text si tedy připravíte bokem a k reportu přiřadíte ručně. Odesílání přímo z aplikace zatím také není možné. Obojí na tuto první verzi naváže, ale jak jsme psali na začátku, jedno po druhém.

Teď jste na řadě vy

Vyúčtování chceme stavět společně s vámi.

Repilot používáte denně a každý trochu jinak. Beta verzi vám otevíráme hned teď, abyste si ji mohli vyzkoušet na vlastních datech. Nejen proto, abyste zjistili, co už umí, ale hlavně abyste nám ukázali, co potřebujete vy. Málokdy máte možnost mluvit do toho, jak bude vypadat nástroj, se kterým pracujete. Tady ji máte.

Zkuste si prosím projít celý postup a napište nám, co vás napadne. Co se vám líbí, čemu nerozumíte, co vám chybí nebo co vám přijde zbytečně složité. Zkrátka cokoliv. Funkci si nejprve aktivujte v záložce Nástroje → Rozšíření → Aktivovat a dále ji najdete v záložce Nástroje → Vyúčtování.

Jak nám zpětnou vazbu předat

1. Ve formuláři v pravém rohu aplikace „Poslat dotaz na podporu“ a pokračujte tím, co máte na srdci.
2. Ještě lepší je přidat přímo ve formuláři screenshoty.
3. A úplně nejlepší je natočit si záznam obrazovky s vaším prvním postupem a komentáři a přiložit ho k formuláři. Pokud by přesáhl 10 MB, pošlete ho přes uschovna.cz na adresu info@repilot.cz.

Prosíme vás, abyste se žádostí o individuální vysvětlení, jak vyúčtování funguje, nyní posečkali na zmíněný webinář. Věříme, že na něm většinu vašich dotazů zodpovíme. Pokud by vám i po něm něco zůstalo nejasné, podpora bude připravena s vámi vše probrat.

Co bude dál

Jakmile budeme mít společné testování za sebou, zapracujeme proveditelné úpravy a pustíme se do dalších fází, ve kterých počítáme například s:

• editací reportu vyúčtování pro nájemníka,
• odesíláním vyúčtování přímo z aplikace,
• elektronickým podepisováním,
• prací se zálohami na základě výsledku vyúčtování,
• generováním evidenčních listů,
• vyúčtováním v rámci bytových domů.

Nevychrlíme to celé najednou :), ale právě k tomuto cíli míříme. A jsme rádi, že tam jdeme společně.

Tým Repilot